COMMUNICATION

Fungsi dari sebuah komunikasi terdiri dari 4 :

-          Control = Komunikasi sebagai sarana untuk “mengontrol” orang lain

o   Control dibagi menjadi 2 yaitu :

§  Formal : mengikuti struktur atau manager menyuruh karyawan melakukan tugas sesuai dengan job desk mereka masing – masing atau karyawan diharapkan untuk mendukung kebijakan perusahaan

§  Informal : saat produktivitas karyawan dalam suatu kelompok lebih tinggi dari yang lain, Anggota kelompok menggosipkan karyawan sehingga produktivitas karyawan yang awalnya tinggi menurun agar sama dengan produktivitas anggota lain

-          Motivation = komunikasi berguna untuk memperjelas “apa yang harus dikerjakan oleh karyawan”, “seberapa baik mereka mengerjakannya”,  “apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan performance mereka jika pekerjaan mereka dibawah standar atau kurang maksimal”

-          Emotional expression = komunikasi sebagai sarana mengekspresikan perasaan seseorang

-          Informasi = komunikasi menyediakan data yang dibutuhkan individual/group untuk mengambil keputusan

 

The communication process

• Source :merupakan pemberi pesan
• Encoding : cara yang dipakai untuk menyampaikan pesan
• Channel : perantara. Bertugas menyalurkan pesan
• Decoding :  menangkap pesan dan menyampaikan ke penerima
• Receiver : penerima pesan
• Feedback : tanggapan atau respon

Direction of communication

Direction of communication dibagi menjadi 2 yaitu :

• Vertical dibagi 2 : downward, upward

-          downward = komunikasi dari upper level ke lower level. Digunakan untuk menetapkan goals, menyediakan job instructions, memberitahu prosedur dan kebijakan kepada karyawan, menunjukkan problem yang perlu diperhatikan, memberi feedback tentang kinerja karyawan.

-          upward = dari lower level ke upper level

• Lateral / horizontal atau  komunikasi pada level yang sama

Interpersonal communication

-          Oral communication = menggunakan kata – kata atau  kalimat
-          Written communication = Komunikasi yang menggunakan tulisan. Contoh : memo, sms, fax, surat.

Media Komunikasi

·         Jenis-jenis media yang biasa digunakan:

1.      Tatap muka, termasuk video conference.

2.      Komunikasi verbal via elektronik, misal: telepon.

3.      Komunikasi tertulis personal, misal: surat dan email.

4.      Komunikasi tertulis non personal, misal: newsletter dan laporan.

Information Richness and Media Type

• Komunikasi nonverbal adalah proses berbagi informasi tanpa menggunakan kata-kata, pesan disampaikan melalui perilaku dan tindakan. 
• Komunikasi nonverbal memainkan peran besar dalam apa yang dikomunikasikan.Bentuk komunikasi nonverbal meliputi (mengulas contoh-contoh spesifik dalam teks).
  • Bahasa tubuh seperti gerak tubuh, kontak mata, ekspresi wajah, dan postur
  • Proxemiks atau jumlah ruang pribadi
  • Bahasa Object seperti barang fisik
  • Paralanguage seperti nada, pitch, kecepatan, kenyaringan, dan aksen

Formal Small-Group Networks

 Di dalam jaringan ini terdapat tiga kelompok kecil.

1.      The chain (rantai)

Bersifat mengikuti rantai formal komando

2.      The whell (roda)

Jaringan ini mensimulasikan jaringan komunikasi yang dapat kalian temukan di dalam kelompok dengan pemimpin yang kuat.

3.      The all-channel (semua jaringan

Jaringan ini paling sering dilakukan dalam praktek oleh tim yang dikelolah sendiri, dimana semua anggota kelompok bebas untuk berkontribusi  dan didalam kelompok tersebut ada satu orang yang memiliki peran kepemimpinan.

 Komunikasi dibantu komputer

komunikasi akhir-akhir ini di perusahaan semakin berkembang dan diperkaya dengan bantuan teknologi komputer. Hal-hal ini termasuk:

• E-mail: Penggunaan email telah mengurangi penggunaan memo, kertas, dan panggilan telepon yang selalu digunakan oleh karyawan  yang dahulu digunakan untuk berkomunikasi antara mereka dengan suplier, pelanggan, dan stakeholders di luar organisasi.
• Sambungan intranet dan ekstranet. Intranet bersifat privat, jaringan informasi organisasi yang terlihat dan bertindak seperti situs web, tetapi yang hanya orang-orang dalam suatu organisasi memiliki akses. 
• Pertemuan video/ video Conferencing adalah perluasan sistem intranet atau ekstranet. Hal ini memudahkan dua orang atau lebih karyawan untuk mengadakan meeting meskipun berada di lokasi yang berbeda.

Hambatan untuk Komunikasi yang Efektif

Sebuah hambatan bisa memperlambat atau mengubah  komunikasi yang efektif. Maka kami menyoroti lebih hambatan tersebut.

-Filtering (Penyaringan)

Penyaringan mengacu pada manipulasi informasi yang dimaksudkan pengirim sehingga bisa diterima lebih baik oleh penerima.n informasi, sehingga dapat membelokkan komunikasi ke atas tersebut.

-Selective Perception (Memilih Tanggapan)

Penerima dalam komunikasi memproses apa yang mereka lihat dan dengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristik lain mereka.

-Information Overload (Kelebihan Informasi)

Individu memiliki keterbatasan kapasitas untuk memproses data. Ketika informasi yang kita terima melebihi kapasitas kita disebut information overload. 

-Emotions

Emosi yang ekstreme seperti bersorak kegirangan atau depresi sangat memungkinkan mengganggu komunikasi yang efektif.

-Language (Bahasa)

Kata-kata berarti berbeda untuk orang yang berbeda. Usia, pendidikan, budaya adalah 3 variabel yang jelas mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan arti yang diberikan.

-Communication Apprehension (Ketakutan Komunikasi)

Sebagian orang diperkirakan 5-20% dari populasi menderita ketakutan/kekhawatiran dalam berkomunikasi. Hampir semua pekerjaan kini membutuhkan komunikasi langsung. Jadi kita perlu sadar jika ada orang-orang  dalam organisasi yang membatasi diri dalam berkomunikasi dan mengatakan kepada mereka bahwa komunikasi lebih dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif.

 
Komunikasi lintas budaya
Ada 4 problem yang spesifik terkait dengan kesulitan bahasa dalam komunikasi lintas budaya :

• Hambatan yang disebabkan oleh semanti.Seperti apa yang telah dikatakan tadi, kata-kata memiliki makna yang berbeda bagi orang yang berbeda. Hal ini berlaku terutama untuk orang yang berasal dari budaya negara yang berbeda.
•  Hambatan yang disebabkan oleh kata-kata konotasi.Kata-kata menyiratkan hal yang berbeda dalam bahasa yang berbeda.
• Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan nada. Di beberapa budaya, bahasa itu bersifat formal, tetapi dalam kasus lain dapat bersifat informal. Di beberapa budaya, nada bicara berubah sesuai konteks : orang berbicara dengan cara yang berbeda di rumah, di situasi sosial dan di tempat kerja. 
• Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan antara persepsi. Orang yang berbicara dalam bahasa yang berbeda biasanya melihat dengan cara yang berbeda. 

STUDI KASUS

Tiap tiap negara memiliki cara yang berbeda dalam mengkomunikasikan sesuatu, seperti di kalangan negara Indonesia saja pada umumnya menggunakan nada yang sedikt tinggi dengan orang yang lebih tua bisa dikatakan sebagai tidak sopan, beda hal nya dengan di negara Barat yang menganggapnya sebagai hal yang berbeda. Jika hal seperti ini dibawa ke tiap negara representatif akan menyebabkan terjadi hambatan seperti perbedaan persepsi maupun perbedaan nada yang menyebabkan akan salah arti.